スケジュールとTo Doの管理 1

仕事が山積みになってくると、何を先にやったら良いのか、何の仕事が残っているのかが、ぐちゃぐちゃになってしまいます。やるべきを収集し、評価し効率的にこなしていく技術を身につけているかどうかで仕事の効率は大きく異なります。

有名なところではGTD (Getting Things Done) と呼ばれるワークフロー管理システムがあります。これは「するべき事」を管理する方法です。

同時に、仕事をこなすためには時間が必要です。そこで欠かせないのがスケジュール管理です。

「するべき事」と「スケジュール」の両方を効率的に管理する事が、仕事の効率を高める事につながると思います。

ところが僕ときたら、なにしろ横着で、だらしなく、整理が苦手なので、どっちもごちゃごちゃの山積みになりがちです。

そういう自覚があるので、いつもスケジュール管理だとか、手帳だとか、仕事術、なんていうものに興味が向くのですが、How to本を読んでも身に付いた事はあまりなく、机の上は未だに雑然としたままです。

そうやってだらしなくもがきながらも、自分のスケジュール管理はここ２年位の間にパターンができてきたように思います。

僕は、2008年頃からGoogleカレンダーを使い始めました。手帳はずっと使っていますが、これも「高橋のティーズスリム」（来年は2010年版 No.162 T’slim[ティーズスリム]3(手帳) ）に決まって来ました。そして最近Mac OSX Snow Leopardになってからはこれに付属するiCalというカレンダーソフトを使い始めました。これが現在の僕の「三種の神器」です。（どのくらい管理が上手に出来ているか、は別ですが、、、。）

基本はGoogleカレンダーとしています。Googleカレンダーはネット環境であればどこでも見る事ができ、さらにiCalを使ってGoogleカレンダーに予定を入力できるようになったからです。GoogleカレンダーからiCalに入力は出来ません。

Googleカレンダーと手帳も「同期」させますが、これは当然の事ながら手作業です。ネット環境にないときには手帳に入力するしかありませんから。

iCalの必要性は、メールで送られてきたスケジュールの入力にあります。メールソフトmailからiCalへの入力は、カレンダーの日時など選ばなくても、メール本文中の日時をクリックするだけで自動的に入力できるようになっていて、スケジュールの件名にはメールの表題が自動的に入力されます。このように、メールソフトmailとの連携が非常にスムースなのがiCalの特徴です。そして先ほども書いたように、iCalからGoogleカレンダーに書き込みをすれば、スケジュールがほぼ一元管理出来るわけです。

つぎに課題として残っているのが、やるべき事の整理です。

上記GTDをまねてやってみたこともあるのですが、紙でToDoを管理していると、一定期間ごとに新しいリストに書き換えなくてはいけなくて、結局続きませんでした。

そこで次に使い始めたのはremember the milkというインターネット上の無料の ToDo管理ツールです。この手の管理ツールでは最も有名でユーザーも多いものの一つだと思います。Googleカレンダーのみならず、iPhoneやそのほか色々なOS、デバイスとも連携可能で、ToDoを多面的に管理するなどの高度な機能も備えています。

僕はiPhoneも持っていませんし、「使いこなす」というほど使ってはいませんが、最低限の機能だけでも十分便利です。加えて、Googleカレンダーとの連携がスムーズなので、ToDo管理には主としてこれを使ってきました。

Googleカレンダーとの連携については、remember the milkのサービス紹介ページに、remember the milkをGoogleカレンダーに追加表示させる方法が出ています。両方のアカウント取得が出来ていれば、設定は数クリックで簡単に出来たと思います。すると、各日の枠の左上にチェックマークが表示されるようになります。で、このチェックマークをクリックすると、その日のToDoとやり残しのToDo、それから期日指定のないToDoが表示されます。

これでいいかな、と思っていましたが、ToDo管理のためにもう一つ別なツールを使わなくてはならない、というのはちょっと不便な気がしていました。また、高機能なremember the milk の一部しか使っていないのが気になって、「もっと使いこなさなくては行けないのでは、、、」という呪縛みたいなプレッシャーもあります。

最近、Googleカレンダーの「予定を作成」というボタンの下に「To Doリスト」というボタンができて、to do表示機能がついたことに気づきました。